ECD e ECF: entenda as diferenças entre as duas obrigações acessórias
Na sopa de letrinhas na qual está mergulhado o mundo da contabilidade, ECD e ECF são duas das que costumam gerar dúvidas nos gestores.
Isso acontece porque, embora tenham siglas semelhantes, a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) são obrigações acessórias distintas, com propósitos diferentes.
Além disso, os detalhes de ambas costumam ser alterados todo ano e, por esse motivo, exigem atenção.
Como qualquer um que tem um negócio ou lida com finanças já sabe, o Brasil é um país com uma legislação tributária complexa, que exige uma série de entregas e obrigações contábeis.
Na prática, um dos desafios das empresas é manter a entrega das obrigações fiscais em dia, cumprindo à risca o que prevê a legislação. Duas dessas exigências são, justamente, a apresentação da ECD e ECF, que são parte integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
O SPED é uma ferramenta que o Governo Federal criou para unificar informações fiscais e contábeis, permitindo a integração entre as três esferas governamentais: Federal, Estadual e Municipal.
Percebeu por que é importante entender direitinho o que são essas escriturações, quem é obrigado a declará-las e seus prazos?
O que é ECD?
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma das partes que integram o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). É uma obrigação anual, que substitui, eletronicamente, os antigos livros contábeis diários contendo o balanço patrimonial, demonstração de resultado, entre outros documentos.
Antes do SPED Contábil, esses registros eram autenticados anualmente na Junta Comercial. O formato eletrônico tornou o processo de envio de informações contábeis ao governo mais simples e prático, eliminando a necessidade de impressão e arquivamento de documentos físicos.
Entre os livros (e seus auxiliares) que fazem parte da ECD, estão:
- Livro Diário
- Livro Razão
- Livro de balancetes diários e fichas de lançamento
A ECD deve ser enviada uma vez por ano ao SPED, com referência ao ano-calendário anterior.
Quem é obrigado a entregar a ECD?
Devem entregar a ECD as pessoas jurídicas e equiparadas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive entidades imunes e isentas.
Pensando frente aos regimes tributários, as condições são as seguintes:
Lucro Real:
- todas as pessoas jurídicas que optaram por este regime.
Lucro Presumido:
- a pessoa jurídica que:
– não optou pela escrituração de Livro Caixa; ou
– distribuiu parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado diminuída dos impostos e contribuições a que estiver sujeita, independentemente se optou ou não pela escritura do Livro Caixa.
Imunes / Isentas:
- aquela que auferiu receitas, doações incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja igual ou maior a R$ 4.800.000 ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil.
E, ainda:
- demais pessoas jurídicas que não se enquadrem nas condições acima podem realizar a entrega de maneira facultativa;
- as Sociedades Jurídicas de Participação (SCP), quando enquadradas nas condições listadas anteriormente, devem realizar a entrega em livro próprio.
Qual o prazo de entrega da ECD?
Via de regra, a data limite para o envio da ECD é o último dia útil de maio.
Neste ano, em caráter excepcional por conta da pandemia do Coronavírus, a entrega da ECD, ano-calendário 2020, foi prorrogada para 30 de julho de 2021.
A mudança na entrega das datas veio por meio da Instrução Normativa RFB 2.023/2021.
Vale lembrar que nos casos de extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial, a ECD, deve ser entregue:
I – se o evento ocorrer no período compreendido entre janeiro a junho, até o último dia útil do mês de julho de 2021; e
II – se o evento ocorrer no período compreendido entre julho a dezembro, até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.
O que é a ECF?
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) se trata de uma obrigação acessória utilizada pela Receita Federal para interligar os dados contábeis e fiscais correspondentes à apuração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL).
A ECF substituiu a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica), de forma a simplificar o processo de fiscalização por meio do cruzamento de informações.
Portanto, ela não é uma declaração isolada. Muitas informações contidas na ECF devem ser importadas da ECD, amarrando uma à outra.
A estratégia do Governo em criar duas declarações dependentes entre si é claramente coibir as fraudes que eram rotineiramente cometidas por alguns contribuintes.
A ECF é constituída em blocos, que dividem o que deve ser preenchido e entregue. Por ser extenso e complexo, é altamente recomendável contar com um contador para executá-la, além de sempre manter seus documentos fiscais organizados e armazenados.
Quais empresas devem declarar a ECF?
Estão obrigadas a fazer o preenchimento e entrega da ECF, de forma centralizada pela matriz, todas as pessoas jurídicas e equiparadas, inclusive imunes e isentas, que sejam tributadas por Lucro Real, Lucro Arbitrado ou Lucro Presumido, exceto:
- Pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional
- Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas
- As pessoas jurídicas inativas, conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014
É considerada pessoa jurídica inativa aquela que não tenha efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário.
Neste caso, deve ser apresentada a Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (DSPJ) – Inativa.
Ainda, no caso da pessoa jurídica possuir Sociedades em Conta de Participação (SCP), cada SCP deve preencher e transmitir sua própria ECF, utilizando o CNPJ da pessoa jurídica que é sócia ostensiva e o CNPJ/Código de cada SCP.
Qual o prazo de entrega da ECF?
Normalmente, o prazo de entrega da ECF é até o último dia útil do mês de julho, sobre o ano-calendário anterior.
Neste ano, no entanto, a Receita Federal prorrogou o prazo para a entrega da ECF, referente ao ano-calendário 2020, para o dia 30 de setembro.
A decisão foi publicada no Diário Oficial da União (DOU), por meio da Instrução Normativa nº 2.039/2021.
É o segundo ano consecutivo que a Receita prorroga a ECD e a ECF devido aos efeitos de isolamento social provocados pela pandemia de coronavírus.
ECD e ECF: penalidades e multas
Já sabemos que a entrega da ECD e da ECF é obrigatória.
Por isso, ambas obrigações acessórias têm previsão de aplicação de penalidades pela falta, pelo atraso ou pela incorreção em suas apresentações. São elas:
ECD
- Não atendimento aos requisitos de apresentação (falta de envio detectada pela Receita Federal):
Multa de 0,5% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração. - Informações incorretas ou omitidas:
Multa de 5% sobre o valor da operação correspondente, limitado a 1% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração. - Descumprimento de prazo estabelecido para apresentação (envio antes de intimação pela Receita Federal):
Multa de 0,02% por dia de atraso, limitado a 1%, calculado sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração.
ECF
- Não atendimento aos requisitos de apresentação (falta de envio detectada pela Receita Federal)
Multa de 0,5% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração. - Informações incorretas ou omitidas
Multa de 5% sobre o valor da operação correspondente, limitado a 1% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração. - Descumprimento de prazo estabelecido para apresentação — Lucro Real (envio antes de intimação pela Receita)
Multa de 0,25% por mês-calendário ou fração, do lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, limitado a 10%. Para empresas com receita bruta total no ano anterior igual ou inferior a R$ 3,6 milhões, a multa não poderá ser superior a R$ 100 mil. Para as demais empresas, o valor da multa é limitado a R$ 5 milhões. - Descumprimento de prazo estabelecido para apresentação – demais empresas não enquadradas no lucro real (envio antes de intimação pela Receita Federal)
Multa de 0,02% por dia de atraso, limitado a 1%, calculado sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração.
Assim, todo cuidado é pouco na hora de prestar contas à Receita Federal.
É importante que as empresas adotem sempre uma postura preventiva e não corretiva, a fim de não somente evitarem cobranças indevidas, mas, principalmente, de conservarem a emissão da Certidão Negativa de Débitos, tão necessária para o bom andamento das atividades operacionais da empresa como um todo, ainda mais em um momento atípico como este que estamos vivendo.
Entrega da ECD e ECF com certificado digital
Para encerrar este artigo, é importante lembrar que o envio dos registros da ECD e ECF deve ser feito por meio do programa validador da escrituração, que é acessado através do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) da Receita Federal e assim validado através de assinatura eletrônica digital, efetuada por meio de utilização do certificado digital.
É isso. Espero que este artigo tenha esclarecido para você o que é ECD e ECF.
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Se ainda tiver dúvidas sobre a ECD e a ECF, entre em contato com a Portal Assessoria! Teremos o maior prazer em ajudá-lo.
Por DIEGO ALENCAR SOARES – Contador e Sócio da Portal Assessoria Contábil
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